Nếu như bạn là người thường xuyên phải làm việc với trình soạn thảo văn bản. Thì việc sử dụng chức năng viết tắt trong word là điều rất cần thiết. Hơn nữa, cách làm này còn giúp tiết kiệm thời gian và độ chính xác của văn bản cao hơn. Vậy phải làm sao để có thể viết tắt trong khi soạn thảo văn bản trên word. Bài viết sau chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cặn kẽ về các bước làm này. Hơn nữa, với mỗi phần mục sẽ là hướng dẫn cho từng phiên bản word 2003, 2007, 2010 và 2013.
Cài đặt cách viết tắt trong word 2007, 2010 và 2013
So với phiên bản word 2003 thì các phiên bản mới hơn từ 7007 tới 2013 khá giống nhau. Do đó, chúng tôi sẽ gộp cách cài đặt viết tắt trong word cho phiên bản 2007, 2010 và 2013. Cụ thể như sau:
Bước 1: Mở file word
Để bắt đầu tiến hành việc cài đặt viết tắt cho văn bản word. Bạn hãy mở file word mới cần soạn thảo văn bản của mình lên.
Sau đó, bạn sẽ nhìn lên phía trên cùng góc trái của trình soạn thảo word. Lúc này, bạn sẽ nhìn thấy chuyên mục “file” và kích vào đó nhé. Nếu bạn đang dùng phiên bản word 2007 thì chuyên mục “File” sẽ là nút hình tròn. Nếu nhìn qua thì bạn sẽ thấy nút này hơi giống với biểu tượng windows.
Sau khi bấm “file” bạn sẽ tiếp tục lựa chọn mục tùy chọn. Đó chính là “Option” ngay phía gần dưới cùng của danh sách các phần mục trong “file”. Bạn hãy kích vào đó để có thể lựa chọn các tùy chọn tiếp theo cho mình.
Bước 2: Cài đặt tùy chọn Option
Tại giao diện tùy chọn Option bạn sẽ nhìn thấy rất nhiều các tùy chọn khác nhau. Đó là:
- Tùy chọn Popular: Cài đặt người dùng
- Tùy chọn Display: Cài đặt hiển thị
- Proofing: Cài đặt định dạng và kiểm tra lỗi chính tả văn bản.
- Save: Cài đặt lưu văn bản như thế nào?
- Advanced: Cài đặt nâng cao.
- Customize: Cài đặt các chức năng công cụ và bàn phím
- Adds-Ins: Cài đặt tiện ích.
- Trust Center.
Như vậy, lúc này bạn muốn cài đặt viết tắt trong word. Tại hộp thoại Word Option bạn sẽ chọn Proofing nhé. Hộp thoại Proofing xuất hiện, bạn sẽ cài đặt thao tác viết tắt như sau:
Bước 3: Cài đặt viết tắt cho word
Tại hộp thoại Proofing, bạn sẽ thấy xuất hiện rất nhiều các lựa chọn để thay đổi. Chẳng hạn như:
- AutoCorrect Option: Lựa chọn thay đổi lỗi và định dạng cho văn bản.
- Spelling in Microsoft Office Programs: Lựa chọn sửa chính tả cho văn bản.
- Spelling and grammar in word: Các lựa chọn về ngữ pháp cho văn bản.
Lúc này, nếu bạn muốn cài đặt viết tắt trong word cho văn bản của mình. Tại hộp thoại Proofing bạn sẽ lựa chọn “AutoCorrect Option”. Sau đó, bạn tiếp tục thực hiện các thay đổi sau:
Bước 4: Thiết lập các từ ngữ cần viết tắt trong văn bản word
Khi hộp thoại AutoCorrect vừa xuất hiện, bạn sẽ nhìn thấy rất nhiều các lựa chọn thay đổi. Trong đó, để thiết lập các từ ngữ cần viết tắt trong văn bản word. Bạn hãy kích vào “AutoCorrect” -> sau đó, bạn sẽ nhìn thấy mục “Replace text as you type”. Đây chính là chỗ bạn sẽ dùng để thiết lập các từ ngữ viết tắt. Cụ thể:
- Mục Replace: Chỗ gõ từ viết tắt. Chẳng hạn như: cntt.
- Mục With: Chỗ gõ từ chính. Chẳng hạn như: Công nghệ thông tin.
Lúc này, bạn hãy gõ liệt kê ra những từ ngữ mà mình cần viết tắt trong văn bản. Với mỗi từ ngữ được thêm vào, bạn hãy nhớ bấm “add” để thêm thành công nhé. Như vậy, từ ngữ viết tắt đã được bạn lưu vào trong word rồi đấy. Để hoàn thiện bước cuối cùng trong cách viết tắt trong word bạn hãy bấm “OK” là xong.
Đối với word 2003 cài đặt viết tắt ra sao?
Word 2003 là phiên bản khá cũ và lâu đời. Hiện nay, cũng có khá ít người dùng sử dụng phiên bản này để soạn thảo văn bản. Vì thế, chúng tôi xin đưa ra hướng dẫn cài đặt viết tắt trong word 2003 đơn giản như sau: (Bởi vì các bước cài đặt cũng gần tương tự như word 2007, 2010, 2013. Điểm khác nhau nằm ở trong những câu lệnh của các hộp thoại mà thôi). Cụ thể:
Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây
- Tại word 2003, bạn truy cập vào Menu Insert -> Autotext -> Autotext.
- Tại hộp thoại Autotext, bạn cũng sẽ thiết lập cách viết tắt giống như 2007 ở trên là được nhé.
Nhiều người cho rằng tính năng viết tắt trong word không quan trọng và cần thiết cho lắm. Nhưng khi bạn suốt ngày phải vùi đầu trong những đống văn bản cần soạn thảo. Lúc này, bạn mới thấy việc sử dụng viết tắt trong văn bản word thực sự là hữu ích. Hãy áp dụng cách cài đặt mà bài viết đã hướng dẫn cho bạn nhé.
